Baik Buruknya Organisasi Dilihat Dari Administrasinya

nuruljadid.net – Kegiatan Diklat Pengurus dan Mahasiswi selanjutnya setelah materi Kewaliasuhan ialah kegiatan Pelatihan  Administrasi pada hari jum’at pagi (29/09/2017). Kegiatan ini bertujuan untuk memperbaiki adminitrasi yang belum tepat dan menata ulang administrasi yang benar. Dalam pelatihan administrasi kita di bimbing dalam dua hal materi yaitu materi administrasi kantor dan administrasi keuangan yang dimana untuk administrasi kantor diikuti peserta dari delegasi setiap sekretaris daerah dan sekretaris wilayah, untuk administrasi keuangan pesertanya diikuti oleh delegasi bendahara daerah dan bendahara wilayah.

Pelatihan administrasi ini dilaksanakan di ruang kelas SMP Nurul Jadid putri, yang setiap ruangannya di tempati satu ruang pelatihan dalam waktu yang sama dengan kurun waktu satu setengah jam (09.00 -10.30) WIB, ruang paling selatan ditempati oleh pelatihan administrasi keuangan, dan ruang dekat kantor guru ditempati pelatihan administrasi kantor/sekretaris. Dalam pelatihan administrasi keuangan di bimbing oleh Bapak Haris dari Biro Keuangan Nurul Jadid dan untuk pelatihan administrasi sekretaris dibimbing oleh ustadz Zaky Ghufron dari Sekretariat Nurul Jadid.

Dalam pelatihan administrasi sekretaris, sebelum ustadz Zaky menyampaikan materi, dia lebih dulu menanyakan “apa itu sekretaris, apakah tugas sekretaris, apa perbedaan sekretaris, sekretariat dan kesekretariatan,  mengapa harus ada administrasi?”. Sangat penting memberikan pendahuluan lebih dulu sebelum masuk pada materi, terbukti peserta yang ikut pelatihan belum banyak mengetahui apa itu sekretaris?.

Sekretaris adalah seseorang yang membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien, dalam hal penyelenggaraan program dan juga administrasi kantor. Untuk sekretariat itu adalah kantor dari sekretaris dan kesekretariatan itu adalah aktivitas tata usaha kerja atau pelaksana proses kerja sekretaris.

Sama halnya dalam pelatihan administrasi keuangan, sebelum penyampaian materi administrasi keuangan, ustadz Haris menanyakan terlebih dahulu, “apa itu Bendahara, apakah tugas bendahara, dan bagaimana menyusun keuangan?”.

Bendahara adalah orang yang bertugas untuk membuat pembukuan dan mengatur keuangan dalam sebuah organisasi atau kepanitaan, sedangkan tugas dari bendahara adalah membuat Rencana Anggaran Pengeluaran Belanja (RAPB) untuk satu periode dalam suatu kepengurusan, untuk menyusun keuangannya maka dibuatlah dalam setiap kepengurusan, membuat RAPB kegiatan sehingga laporan keuangan lebih efektif, jelas dan efisien.

Dari kedua pembimbing dalam pelatihan administrasi ini sangatlah membantu kepengurusan wilayah az-zaninyah dalam mengolah administrasi data, keuangan wilayah dan lainnya. Dari kegiatan pelatihan ini, pengurus wilayah bisa sharing dari pengalaman kerja pengurus yang lalu, sehingga memfollow up dari kegiatan pelatihan ini dari pekerjaan kemarin yang belum tepat kini bisa diperbaiki dan menjadi lebih efektif serta efisien, baik dari segi administrasi sekretaris dan administrasi keuangan. ”Organisasi yang baik karena administrasinya baik pula” begitulah teori umum dari organisasi yang disampaikan ustadz Zaky dalam penutup pelatihannya. (MF)