HUMPRO Gembleng Petugas Protokoler Pesantren dengan BIMTEK

nuruljadid.net – Dalam rangka mengoptimalkan profesionalitas bidang keprotokolan, Pondok Pesantren Nurul Jadid melaksanakan kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Protokol Pelayanan Pos Utama. Kegiatan tersebut dilaksanakan pada hari Jum’at malam (17/9) bertempat di Aula Mini UNUJA dibawah komando langsung bagian Humas dan Protokoler (Humpro) Pesantren selama dua hari.

Acara Opening Ceremony Bimbingan Teknis (Bimtek) Protokol Pelayanan Pos Utama ini dilaksanakan terbatas dan dihadiri oleh bapak H. Faizin Syamwil selaku Sekretaris Pesantren, Kabag. Humpro bapak Dr. H. Syamsuri Hasan, Pimpinan Bidang Keamanan dan Ketertiban (Kamtib) Moh. Hafifi Zain, Pembina Resimen Mahasiswa (Menwa) UNUJA, Pembina KIP Ustaz Alief Hidayatullah, Pembina Panji Pelopor sekaligus Kepala Sub Bagian Protokoler Ady Azhari, Pembina Santri Husada dan perwakilan dari anggota masing-masing organisasi sebagai peserta yang berjumlah sekitar 50 orang.

Pembukaan dimulai pukul 20.30 WIB setelah kegiatan hadiran santri di Masjid Jami’. Pada acara seremonial ini terdapat dua sambutan sekaligus pengarahan yang disampaikan. Pertama disampaikan oleh Kabag. Humpro Dr. H. Syamsuri Hasan. Dalam sambutannya bapak Syamsuri menyampaikan bahwa Petugas Pelayanan Pos Utama merupakan wajah awal Pondok Pesantren Nurul Jadid sebelum tamu atau orang luar masuk dan memahami Nurul Jadid lebih sehingga bimtek ini menjadi sangat urgent dan penting untuk memperbaiki layanan dasar kita kepada tamu pesantren karena peserta Bimtek ini merupakan orang-orang pilihan yang diutus dari masing-masing satuan kerja yang memiliki tugas terkait.

“Kita perlu terus berbenah dan memperbaiki pelayanan kita kepada wali santri dan masyarakat luas, salah satunya dengan perbaikan layanan penerima tamu di pos utama. Kita perlu belajar dari petugas di Indomaret atau Alfamaret, bank dan hotel bahkan di tempat servis mobil seperti Auto 2000. Mereka menyambut customer dengan wajah ramah, sikap baik dan tutur kata yang sopan kepada semua kalangan yang datang,” imbuhnya.

 (Sekretaris Pesantren H. Faizin Syamwil, M.Pd. memberikan pengarahan pada pembukaan Bimtek Protokol Pelayanan Pos Utama didampingi Kabag. Humpro Dr. H. Syamsuri Hasan)

Sekretaris Pesantren Bapak H. Faizin Syamwil dalam pengarahannya juga menyampaikan bahwa pesantren sangat terbuka dengan perkembangan di luar dan kepada pihak luar (open to public) namun tetap dengan filter sesuai nilai-nilai kepesantrenan. Beliau melanjutkan bahwa petugas protokoler layanan pos utama harus mengikuti standarisasi layanan yang baik kepada semua tamu pesantren demi keamanan, keselamatan dan kebaikan warga pesantren khususnya santri dan keluarga pengasuh.

“Petugas protokoler yang melakukan layanan di pos utama memiliki peran yang vital untuk menjamin keamanan dan keselamatan warga pesantren selain bertugas membangun citra positif kepada publik, karena petugas Gerbang Pos Utama adalah wajah pertama pesantren yang mewakili ahlul bait. Sehingga semua tamu harus dilayani dengan baik tanpa membeda-bedakan statusnya” ungkap sekretaris pesantren.

Harapannya seluruh peserta Bimtek dapat mengikuti seluruh rangkaian kegiatan yang telah disusun dan didesain oleh bagian Humas dan protokoler pesantren dengan baik dan disiplin. Dengan semakin berkembangnya citra dan kiprah pesantren melalui prestasi santri dan peran para alumni di luar harus diimbangi dengan peningkatan kualitas layanan kita sebagai pengurus dan santri di pesantren. Karena menjadi santri tidak hanya sekedar mengaji namun juga mengabdi untuk bersama menjaga kepercayaan wali santri dan masyarakat serta mengejar barokah dari ikhtiar pengabdian di pesantren.

Usai pengarahan, Sekretaris Pesantren membuka acara secara resmi dengan pembacaan Ummul Qur’an dengan harapan semoga Bimtek ini menjadi cikal bakal perbaikan kualitas layanan pesantren kepada tamu pesantren dan masyarakat ke depan dan seterusnya. Acara pembukaan pun ditutup dengan doa yang dipimpin oleh Kabag Humpro Dr. H. Syamsuri Hasan.

Selepas acara seremonial, rangkaian Bimtek Protokol Pelayanan Pos Utama dilanjutkan dengan pematerian pertama tentang Public Relation dan Effective Communication yang dipandu langsung oleh Kasubbag. Humas dan Infokom Bapak Mujiburrohman. Dalam pematerian ini peserta dibekali dengan konsep dan pengetahuan seputar bagaimana membangun public trust dengan sikap dan strategi komunikasi yang baik berikut dengan cara penanganan keluhan (complaint handling) ketika menghadapi tamu yang beragam. Tepat pukul 22.20 WIB kegiatan pematerian hari pertama pun berakhir dan ditutup dengan pembacaan surah Al-Ashr.

(Humas Infokom)